Crisis management and the impact of monitoring

“We did not see that coming!”. We all know, this is probably the worst sentence to be said in a crisis situation. But take a look at your own business or inspect your customers: Is your company really prepared for a crisis?

When we talk about crisis management, we are not speaking about the forces of nature or political disaster here, today’s crisis management is mainly about protecting one‘s company, its market share and the associated profit from the effects of negative headlines or events.

At best, there is already a crisis management plan in place – but this is unfortunately only common in large, international enterprises. However, crises often also hit small or medium size companies that have to approach the matter absolutely unprepared.

How can I predict a crisis?
Well, that is not easy by nature because there is often a surprising event that plays a key role in a crisis. But what is crucial is the active monitoring of headlines, competition and media voices to be able to react immediately even at the slightest indication.

Which possibilities of media monitoring do I have?
In today’s media landscape with all its platforms and networks, manual monitoring has become virtually impossible. Tons of content spread through all channels such as TV, radio, social media and Web-TV every day – all over the world. Keeping track of all these sources of information is essential and media monitoring tools provide an easy solution to keep an eye on them. Depending on your monitoring needs you can choose exactly the channels, sources or casts that you desire. It is possible to monitor at any stage from local to global, from a short period of time to several years or from a bundle of channels to thousands.

How can my company benefit from such a tool?
A monitoring tool opens up a variety of possibilities, primarily providing reliable and immediate notification as soon as a topic or keyword that you set appears in the media. You also have the opportunity to observe content with eMM‘s “Waterfall Tool”: How is a topic of interest developing? Is the sentiment negative or positive? Do I have to intervene here? This and much more can help you to take the right steps in a crisis.

I identified the crisis – and now?
Communication is everything, too much of it is much better in this case than too little. Determine a competent spokes person and inform all parties involved such as customers, suppliers or employees. Nothing is worse than getting to know bad news from the media or even at last when you‘re affected. Clients and partners will appreciate you taking action and you‘re able to explain the situation from your perspective.

Time is not just money. In case of a crisis it is a crucial factor to keep things under control. Act and communicate in the least possible time with the most possible care.

Updates and news in a crisis should be communicated quickly: if they are of a positive nature, this can help to relax the situation. If there are further negative headlines, you can intervene in the communication chain and represent your point of view.

Give all channels the necessary attention: not only radio and television content are significant for the course of a crisis, in times of shitstorms & Co, Social Media & Web TV should also be under surveillance. Users of such platforms are often particularly hard on the court with negative content and storms of discussions and bad comments develop rapidly – in hindsight this is extremely difficult to balance out again. Apart from that, the social networks or even the video platform Youtube are increasingly being used for official statements by companies and politicians in order to reach a broad audience as quickly as possible.

Important: Take your time and develop a crisis plan for your company in a calm phase. Which tools do I need? What lead time? Is my expertise sufficient or do I need advice from a professional?

Once all these things have been clarified, nothing stands in the way of your success even in crisis situations. Should you have any question or need assistance when picking your monitoring solution, our experienced team is happy to help!


إدارة الأزمات وتأثير المراقبة

لم نر ذلك قادمًا!”. نعلم جميعًا أن هذه ربما تكون أسوأ مقولة يتم ذكرها في حالة حدوث أزمة. لكن قم بإلقاء نظرة على عملك أو تفقد عملائك: هل شركتك مستعدة حقًا لأزمة؟

عندما نتحدث عن إدارة الأزمات ، فإننا لا نتحدث عن قوى الطبيعة أو الكوارث السياسية هنا ، إن إدارة الأزمات اليوم تدور حول حماية شركة واحدة وحصتها في السوق والربح المرتبط بها من آثار العناوين أو الأحداث السلبية.

في أفضل الأحوال ، توجد بالفعل خطة لإدارة الأزمات – لكن هذا أمر شائع للأسف فقط في المؤسسات الدولية الكبيرة. ومع ذلك ، غالبًا ما تضرب الأزمات الشركات الصغيرة أو المتوسطة الحجم التي يتعين عليها التعامل مع هذه المسألة وتكون غير مستعدة تمامًا.

كيف يمكنني التنبؤ بالأزمة؟
حسنًا ، هذا ليس بالأمر السهل نظرًا لأنه غالبًا ما يكون هناك حدث مفاجئ يلعب دورًا رئيسيًا في الأزمة. ولكن الأهم هو المراقبة النشطة لعناوين الصحف والمنافسة وأصوات وسائل الإعلام لتكون قادرة على الرد على الفور حتى في أدنى إشارة.

ما احتمالات مراقبة وسائل الإعلام المتوفرة لدي؟
في المشهد الإعلامي اليوم مع جميع منصاته وشبكاته ، أصبح الرصد اليدوي مستحيلًا تقريبًا. تنتشر الكثير من المحتويات عبر جميع القنوات مثل التلفزيون والراديو ووسائل التواصل الاجتماعي وتلفزيون الويب كل يوم في جميع أنحاء العالم. يعد تتبع جميع مصادر المعلومات هذه أمرًا ضروريًا وتوفر أدوات مراقبة الوسائط حلاً سهلاً لمراقبة هذه المصادر.بناءً على احتياجات المراقبة الخاصة بك ، يمكنك اختيار القنوات أو المصادر أو المجموعات التي تريدها بالتحديد. من الممكن المراقبة في أي مرحلة من المحلي إلى العالمي ، من فترة زمنية قصيرة إلى عدة سنوات أو من مجموعة من القنوات إلى الآلاف.

كيف يمكن لشركتي الاستفادة من هذه الأداة؟
تفتح أداة المراقبة مجموعة متنوعة من الاحتمالات ، حيث توفر في المقام الأول إشعارًا موثوقًا وفوريًا بمجرد ظهور موضوع أو كلمة رئيسية تقوم بتعيينها في الوسائط. لديك أيضًا فرصة مراقبة المحتوى باستخدام أداة الشلال (Waterfall tool) الخاصة بـ eMM: كيف يتطور موضوع الاهتمام؟ هل الشعور سلبي أم إيجابي؟ هل يجب علي التدخل هنا؟ هذا وأكثر من ذلك بكثير يمكن أن يساعدك على اتخاذ الخطوات الصحيحة في الأزمة.

قمت بتحديد الأزمة – والآن؟
التواصل هو كل شيء ، والكثير منه أفضل بكثير في هذه الحالة من القليل جدًا. تحديد الشخص المختص بإسم المتحدث وإبلاغ جميع الأطراف المعنية مثل العملاء أو الموردين أو الموظفين. ليس هناك ما هو أسوأ من التعرف على الأخبار السيئة من وسائل الإعلام أو حتى في النهاية عندما تتأثر.سيكون العملاء والشركاء ممتنين لك لاتخاذ إجراء وأنت قادر على شرح الموقف من وجهة نظرك.

الوقت ليس فقط المال. في حالة حدوث أزمة ، من الأمور الحاسمة إبقاء الأمور تحت السيطرة. تصرف وتواصل في أقل وقت ممكن بأكبر قدر ممكن من الرعاية.

يجب الإبلاغ عن التحديثات والأخبار في أي أزمة بسرعة: إذا كانت ذات طبيعة إيجابية ، فقد يساعد ذلك في تخفيف الموقف. إذا كانت هناك عناوين سلبية أخرى ، فيمكنك التدخل في سلسلة الاتصال وتمثيل وجهة نظرك.

امنح جميع القنوات الاهتمام اللازم: ليس فقط المحتوى الإذاعي والتلفزيوني مهمًا أثناء حدوث الأزمة ، في أوقات العواصف والشركات ، يجب أن تكون وسائل التواصل الاجتماعي وتليفزيون الويب تحت المراقبة أيضًا. غالبًا ما يكون مستخدمو مثل هذه المنصات غالباً ما يكونون قاسين بشكل خاص بمحتوى سلبي وعواصف من المناقشات وتتطور التعليقات السيئة سريعًا – ففي وقت متأخر من الصعب للغاية تحقيق التوازن مرة أخرى. بصرف النظر عن ذلك ، يتم استخدام الشبكات الاجتماعية أو حتى منصة الفيديو يوتيوب بشكل متزايد في البيانات الرسمية للشركات والسياسيين من أجل الوصول إلى جمهور واسع في أسرع وقت ممكن.

هام: خذ وقتك وقم بتطوير خطة أزمات لشركتك في مرحلة هادئة. ما الأدوات التي أحتاجها؟ ما المهلة؟ هل خبرتي كافية أم أحتاج إلى مشورة من محترف؟

بمجرد توضيح كل هذه الأشياء ، لن يقف أي شيء في طريق نجاحك حتى في حالات الأزمات. إذا كان لديك أي سؤال أو تحتاج إلى مساعدة عند اختيار حل المراقبة الخاص بك ، فإن فريقنا المتمرس سيسعد بمساعدتك!